Geplaatst op
De voordelen van een digitaal archief zijn bijzonder groot. Veel bedrijven hebben deze vorm van werken al omarmd en anderen staan op het punt dit te doen. Toch is nog niet iedereen op de hoogte van de voordelen. Daarom hebben we deze blog voor je geschreven. Lees snel verder en ontdek wat de voordelen van een digitaal archief voor jou kunnen zijn.
Alle voordelen op een rijtje
De kern van deze blog is het aantal voordelen dat verbonden is met het gebruik van een digitaal archief. Lees snel met ons mee en kijk hoe efficiënt en veilig zo’n archief is:
- Je archief is niet kwetsbaar als het gaat om branden en overstromingen. Omdat je archief digitaal is, hoeft het niet opgeslagen te zijn in je fysieke pand waar je aan het werk bent.
- Een digitaal archief is niet te stelen en daardoor zijn je documenten veilig. Natuurlijk zorg je voor een goede veiligheid op het digitale terrein, want ook daar zijn er mensen actief die je gegevens willen stelen. Dit noemen we hackers. Wanneer je gaat voor een veilig systeem met een beveiliging die up-to-date is, dan zit je safe op dit punt.
- Je kunt snel werken met een digitale archief. Dit komt omdat het aantal documenten in het archief doorzoekbaar is met de computer. Dit is een groot voordeel ten opzichte van een analoog archief, wat kwetsbaarder is voor externe invloeden
- Meerdere werknemers kunnen met een document werken. Ze hoeven niet eens meer naar het archief te lopen, want ze kunnen op hun computer inzage hebben in de documenten die het archief rijk is
- Met het grootste gemak van de wereld is er een back-up van je archief te maken. Dit kan simpelweg door het archief te kopiëren en het op te sturen naar een externe server. Vaak is de server in handen van een gespecialiseerd bedrijf. Natuurlijk geniet dit bedrijf het volste vertrouwen in van haar cliënten. We noemen deze vorm van arriveren ook wel cloud archiving solutions.
Digitaliseren van een analoog archief
Het ontsluiten van gegevens is gemakkelijker met een digitaal archief. Stuur je (micro) projectorbanden of andere oude media richting het bedrijf dat digitaliseert, wij raden Karmac aan, dan kunnen zij dit voor je digitaliseren.
Zo hebben meer mensen de mogelijkheid de gegevens, bijvoorbeeld de beelden op de film, in te zien.